Cómo hacer informes para tus clientes de dominios y hosting

Si gestionas los dominios, el hosting, el SSL o el email de varios clientes, tarde o temprano te piden lo mismo: «¿me puedes mandar algo con lo que tengo contratado?». No preguntan por una factura — ya la tienen. Preguntan por una foto clara de qué gestionas por ellos, cuánto cuesta y qué vence pronto.

Esta guía repasa qué debería llevar ese informe, cómo montarlo a mano si empiezas con pocos clientes, y en qué punto conviene dejar de hacerlo manualmente.

Por qué un cliente necesita algo más que una factura

Una factura dice cuánto ha pagado. No dice qué tiene contratado, dónde está registrado, cuándo vence ni si algo necesita atención antes de que sea urgente. Para un cliente que no es técnico, esa diferencia importa: la factura es un gasto que justificar; el informe es la prueba de que alguien está vigilando algo que, si falla, le puede tumbar la web.

También te protege a ti. Un informe periódico deja constancia de qué gestionas exactamente para ese cliente — útil el día que pregunta si un dominio que caducó lo llevabas tú, o cuando toca revisar qué incluye tu tarifa.

Qué debe incluir un informe de dominios, hosting, SSL y email

No hace falta que sea largo. Tiene que ser completo y fácil de leer en dos minutos — la base de cualquier informe para clientes de hosting y dominios es esta:

Cómo hacerlo manualmente

Con dos o tres clientes, una hoja de cálculo es suficiente:

1. Crea una fila por dominio o servicio, con columnas para cliente, proveedor, fecha de renovación y coste.
2. Revisa cada panel de proveedor una vez al mes y actualiza fechas y precios — los registradores y hostings suben precios de renovación sin avisar demasiado.
3. Filtra por cliente antes de enviar el informe y ordénalo por fecha de vencimiento, para que lo primero que vea sea lo más urgente.
4. Expórtalo a PDF o pégalo en un email con formato simple.

Funciona. El problema no es el método — es lo que pasa cuando el volumen crece.

Dónde se queda corto el método manual

Con un cliente, mantener la hoja al día cuesta minutos. Con quince, cuesta una tarde entera cada mes — y ese tiempo no es facturable a nadie.

Una hoja de cálculo no te avisa por sí sola cuando se acerca una renovación o cuando necesitas revisar el coste registrado; depende de que alguien la consulte y la mantenga actualizada. Y si dos personas del equipo tocan la misma hoja, alguna versión desactualizada acaba siendo la que se envía al cliente.

No es un fallo de disciplina. Es que a partir de cierto número de clientes, mantener esto a mano deja de ser un problema de orden y pasa a ser un problema de tiempo.

Centralizar la información y generar el informe en Rinnovo

En Rinnovo para agencias organizas los dominios, hosting, SSL y email de cada cliente por proyecto, con las fechas de renovación y los costes centralizados en un mismo lugar, sin tener que mantener esa información repartida entre hojas de cálculo y distintos paneles. Es la misma idea de la hoja de cálculo del punto anterior, pero sin mantenimiento manual.

Sobre esa base, el plan Pro/agencia añade la generación del informe en sí.

Qué incluye el informe

Puedes generarlo a nivel de cliente, de proyecto individual o de toda tu cartera. Muestra el número de proyectos, dominios y servicios, el coste anual total, un aviso de qué vence en los próximos 30 días y un desglose por proyecto con sus dominios, hosting, SSL y email, cada uno con su coste mensual y anual y si está en renovación automática o no. Puedes ponerle tu nombre de marca y tu logo.

Cómo se genera

Es una acción manual, no un envío automático: desde la pantalla de informes, con un clic descargas el PDF o lo imprimes/guardas como PDF para enviarlo por el canal que uses con ese cliente. La función de informes forma parte del plan Pro/agencia.

Si ahora mismo llevas esto en una hoja de cálculo y te sirve, no hay prisa por cambiar — en cómo gestionar dominios de varios clientes tienes el sistema paso a paso. Si además gestionas hosting, SSL y email de esos mismos clientes, el punto en el que centralizarlo empieza a compensar suele llegar antes de lo que parece.