Cuánto cobrar por gestionar los dominios y el hosting de tus clientes

Cuando alguien te pregunta cuánto cobras por gestionar los dominios y el hosting de sus clientes, la respuesta corta es "depende" — y esa respuesta, tal cual, no ayuda a nadie a poner un precio. Lo que sí ayuda es entender exactamente qué estás gestionando y qué parte de ese trabajo no se ve.

Por qué gestionar dominios y hosting también es trabajo

Renovar un dominio a tiempo no es un trabajo técnico. No hay una línea de código de por medio, ni un diseño que enseñar. Por eso es fácil que ni tú ni el cliente lo veáis como "trabajo" en el sentido en que sí lo es maquetar una página o resolver un bug.

Pero saber qué dominio vence cuándo, con qué proveedor, a qué precio, y si el hosting o el correo de ese cliente siguen activos y pagados, ocupa tiempo real. Tiempo que no se ve en ningún entregable, pero que evita que algo se caiga o caduque sin que nadie se entere. Ese tiempo administrativo es exactamente lo que hay que empezar a valorar antes de decidir si se cobra aparte o no.

Qué estás gestionando realmente antes de ponerle precio

Antes de pensar en una cifra, conviene tener claro el alcance real de lo que haces. No es lo mismo:

• Solo avisar al cliente cuando algo está a punto de vencer, para que él mismo lo renueve.
• Renovar tú directamente los servicios, con acceso a los paneles y control del pago.
• Llevar además el seguimiento de los costes registrados, revisar cómo evolucionan y prepararle información al cliente cuando la pide.

Cada uno de esos tres escenarios implica una responsabilidad distinta — y por tanto, un precio distinto. Antes de decidir cuánto cobrar, merece la pena escribir en una frase qué parte de esa lista haces tú realmente, para no acabar cobrando por menos trabajo del que en la práctica asumes.

Qué hace que una cartera dé más trabajo que otra

Gestionar 1 cliente, con 1 dominio y 1 hosting, no se parece en nada a gestionar varios clientes con varios proyectos cada uno, dominios y hosting repartidos entre distintos proveedores, y fechas de renovación desperdigadas por todo el año. El servicio es el mismo en el papel — "gestionar sus servicios web" — pero el volumen de trabajo real es completamente distinto.

Algunos factores que hacen que una cartera pida más tiempo que otra:

• Número de clientes y de proyectos por cliente. No es lo mismo llevar 3 clientes con 1 web cada uno que 3 clientes con 4 proyectos entre todos.
• Cuántos dominios y servicios asociados hay por proyecto — dominio, hosting, SSL, email pueden estar todos activos en una sola web, o solo alguno.
• Cuántos proveedores distintos hay de por medio. Cada registrador y cada hosting tiene su propio panel, su propia forma de avisar (o no) y su propio calendario de precios.
• Cuántas fechas de renovación distintas hay que vigilar a lo largo del año, en vez de tener todo concentrado en pocos momentos.
• Cuánto seguimiento de costes haces — si solo registras el gasto o si además revisas periódicamente cómo evoluciona.
• Si preparas información o informes para el cliente, más allá de simplemente renovar cuando toca.

Cuantos más de estos factores estén presentes, más tiempo real hay detrás de "gestionar" ese cliente — y más sentido tiene que el precio lo refleje.

Tres formas de estructurar el precio

No hay una fórmula única, pero hay tres formas razonables de plantearlo, cada una con sus propias ventajas:

• Tarifa fija por la gestión, mensual o anual, independientemente de si ese periodo concreto ha tocado renovar algo o no. Es predecible tanto para ti como para el cliente, pero hay que calcularla pensando en la media del año, no solo en los meses con más movimiento.
• Precio por cliente o por proyecto, que escala según cuántos dominios y servicios lleva ese cliente en concreto. Refleja mejor el trabajo real de cada cuenta, pero exige recalcularlo cada vez que el cliente añade o quita algo.
• Incluido dentro de un servicio de mantenimiento más amplio, sin desglosarlo como partida aparte. Simplifica la conversación con el cliente, aunque corres el riesgo de que ese trabajo quede diluido y termine sin valorarse por sí mismo.

Ninguna de las tres es la opción "correcta" — depende de cuántos clientes lleves, de cuánto varía su cartera de un mes a otro, y de si prefieres simplicidad o precisión a la hora de facturar.

Cómo explicarle al cliente qué está pagando

Un cliente que ve una línea de "gestión de dominio y hosting" en una factura suele entenderla como un simple recargo sobre lo que cuesta el dominio o el hosting en sí — no como el tiempo que dedicas a vigilar que nada se le caduque. Merece la pena separar explícitamente ambas cosas al explicarlo: una cosa es lo que cuesta el servicio (lo que cobra el registrador o el proveedor de hosting), y otra distinta es lo que cuesta que alguien lo tenga controlado por él.

Esa distinción es la que hace que el precio se entienda como el trabajo que es, y no como un margen escondido sobre una factura ajena.

Cómo hacer visible el trabajo que haces

Parte del problema de cobrar por esto es que, cuando todo está bien organizado, buena parte del trabajo administrativo pasa desapercibido para el cliente. Ahí ayuda poder mostrarle de vez en cuando, de forma ordenada, qué le estás gestionando exactamente: qué dominios y servicios tiene activos, cuánto le cuestan en total y qué está a punto de vencer. En cómo hacer informes para tus clientes de dominios y hosting se explica cómo montar ese tipo de informe. No sustituye a una factura ni certifica nada legalmente — pero deja constancia visual de un trabajo que, de otro modo, es completamente invisible para quien lo paga.

Cuándo una hoja de cálculo y varios paneles dejan de ser suficientes

Con uno o dos clientes, una hoja de cálculo puede parecer suficiente para llevar buena parte de esta información. El problema aparece cuando el número de clientes, proyectos y proveedores crece: mantener la hoja actualizada, revisar cada panel por separado y preparar información para cada cliente empieza a ocupar más tiempo del que se está cobrando por ello — y ese desajuste es precisamente lo que hay que evitar antes de fijar un precio.

En Rinnovo para agencias organizas los dominios, el hosting, el SSL y el email de cada cliente por proyecto, con las fechas de renovación y los costes registrados en un mismo lugar. Sobre esa base, el plan Pro añade la generación de informes en PDF con tu marca, seleccionables por cliente, por proyecto o por toda tu cartera — la misma pieza que ayuda a hacer visible el trabajo del apartado anterior.