Checklist: qué revisar al asumir los dominios, el hosting y el email de un cliente nuevo

Un cliente nuevo casi nunca llega con su web ordenada. Llega con un dominio que registró "su cuñado hace unos años", un hosting que paga no sabe muy bien quién, y una cuenta de correo que dejó de funcionar la semana pasada sin que nadie se diera cuenta. Antes de tocar nada, conviene pararse a mirar qué hay realmente.

Esta guía repasa qué pedir y qué comprobar, servicio por servicio, antes de empezar a gestionar la web de alguien.

Qué pedir al cliente antes de empezar

No hace falta un cuestionario largo. Con esto es suficiente para arrancar:

• El nombre exacto del dominio o dominios que usa.
• Con qué proveedor cree que tiene contratado el hosting — "creo que" es una respuesta perfectamente válida en esta fase.
• Si tiene acceso a algún panel (registrador, hosting, cPanel, Plesk) o si eso lo llevaba otra persona.
• Cuántas cuentas de correo corporativo tiene activas.
• Si sabe si algo caduca pronto. Muchos clientes sí recuerdan haber recibido un aviso reciente, aunque no supieran qué hacer con él.

Con esas cinco respuestas ya puedes empezar a comprobar tú mismo el resto — no hace falta esperar a que el cliente tenga todos los datos perfectos, porque casi nunca los tiene.

Dominios: qué comprobar

• Nombre exacto, sin dar por hecho que solo hay uno. Es habitual encontrar una variante de marca o una extensión antigua (el .es además del .com) que nadie mencionó.
• Registrador real. A veces no coincide con lo que el cliente cree. Una consulta pública mediante RDAP puede ayudarte a identificar el registrador actual y consultar datos como la fecha de vencimiento, aunque no confirma quién es el titular legal del dominio — y no hace falta acceso a ningún panel para hacerla.
• Fecha de vencimiento exacta, no solo el mes.
• Renovación automática: si está activada, y si el método de pago asociado sigue siendo válido — eso último solo se puede comprobar dentro del panel del registrador.
• Acceso al panel: si puedes conseguirlo, mejor. Si no, al menos confirma quién sí lo tiene, para no descubrirlo el día que haga falta con prisas.

Hosting: qué comprobar

• Proveedor y plan contratado.
• A nombre de quién está la cuenta — del cliente, o de una agencia o desarrollador anterior que ya no está en el proyecto. Esto determina si vas a necesitar pedir un acceso nuevo o si ya lo tienes.
• Fecha de renovación y forma de pago.
• Qué hay exactamente ahí dentro: solo la web, o también el correo y otras webs del mismo cliente compartiendo el mismo plan — algo que cambia bastante lo que pasa si algo falla.

Certificados SSL: qué comprobar

• Si tiene uno activo. No todos los sitios que heredas lo tienen bien configurado, y un SSL caducado tira la web con un aviso de "sitio no seguro" que ve cualquier visitante en el momento.
• Quién lo emite y gestiona. Puede venir incluido con el hosting — Let's Encrypt gratuito es el caso más habitual — o estar contratado aparte.
• Su fecha de vencimiento, que no siempre coincide con la del dominio ni con la del hosting.

Email: qué comprobar

• Cuántas cuentas de correo corporativo hay activas y quién las usa. Es fácil encontrar cuentas de exempleados que nadie ha dado de baja.
• Con qué proveedor están: el mismo hosting, Google Workspace, Microsoft 365... Determina dónde hay que renovar y pagar.
• Fecha de renovación, si es un servicio de pago independiente del hosting.

Cómo montar el inventario inicial

Con todo lo anterior, el objetivo es tener una sola lista con cada dominio y servicio, su proveedor, su coste y su fecha de renovación — da igual si al final la llevas en una hoja de cálculo o en una herramienta dedicada.

Si tienes varios dominios que revisar de golpe, no hace falta darlos de alta uno a uno: en Rinnovo puedes pegar la lista completa, o subir un CSV o Excel, y Rinnovo consulta RDAP para intentar completar el registrador y la fecha de vencimiento de cada dominio — lo que ahorra bastante tiempo cuando partes de cero con un cliente. Eso sí: esa consulta solo confirma registrador y fecha, no quién es el titular legal del dominio — para eso sigue haciendo falta preguntárselo directamente al cliente o comprobarlo con el registrador.

Qué priorizar si algo está a punto de vencer

Si al revisar aparece algo que vence en los próximos días, resuélvelo antes de seguir organizando el resto. Un orden razonable:

1. Dominio a punto de caducar. Es lo más urgente: si se pierde, se pierde también la web y el correo que dependen de él.
2. SSL a punto de caducar. La web puede seguir respondiendo, pero los navegadores pueden mostrar advertencias de seguridad que afectan inmediatamente a la confianza del visitante.
3. Hosting o email. Revisa las condiciones y avisos del proveedor: los plazos de suspensión y renovación pueden variar.

Si el registrador ya te ha comunicado una subida de precio para la próxima renovación, apunta la cifra en cuanto la tengas. Es fácil que se te olvide entre todo lo demás, y es justo el tipo de dato que conviene tener a mano antes de que llegue la fecha, no después.

Del inventario puntual a la gestión continua

Este checklist resuelve el primer contacto con un cliente. Pero en cuanto llevas dos, tres o más clientes a la vez, el reto cambia: ya no es "qué tiene este cliente", sino "cómo organizo esto sin mezclarlo con lo de los demás". Para eso, en cómo gestionar dominios de varios clientes tienes el sistema completo, pensado para cuando el inventario puntual se convierte en gestión de cartera.

Ya tienes la información del cliente. Ahora ponla en orden. Con Rinnovo puedes organizar los dominios, el hosting, el SSL y el email de este cliente por proyecto, con las fechas de renovación y los costes centralizados en un mismo lugar.